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Angebote einzuholen ist eine Wissenschaft für sich, besonders beim komplexen Anlagenbau. Schon die präzise Ausschreibung bedeutet eine Herausforderung wegen der gigantischen Vielfalt an Komponenten; das Vergleichen der Angebote ist eine Prozedur, die Wochen dauern kann. Die Aucotec AG, Hannover, hat im Rahmen ihres Software-Systems ‚Engineering Base‘ (EB) ein Werkzeug entwickelt, das die Angebotsphase für Anlagenbetreiber und ihre Zulieferer erheblich vereinfacht und verkürzt.
Teure Handarbeit
Bislang ist das Verfahren enorm aufwändig: Das ausschreibende Unternehmen erstellt zunächst ein Verfahrensfließbild (Flowsheet bzw. Process Flow Diagram PFD) und leitet daraus in der Regel Datenblätter ab - meist im xls-Format - zu all den Maschinen und Aggregaten, die es sich anbieten lassen möchte. 600 dieser Spezifikationen sind bei einer Ausschreibung keine Seltenheit.
Die Zulieferer, auch Tenderer genannt, müssen als erstes ihren Themenbereich in diesen Datenblättern finden und dann von Hand ausfüllen. Dabei spezifizieren die Tenderer ihre Komponenten noch entsprechend ihrem individuellen Portfolio. Manchmal ändern sie zudem aufgrund ihrer Berechnungen das Flowsheet, z. B. durch Anpassung eines Antriebs oder der Filterfläche. Dieses ‚Proposal Engineering‘ der verschiedenen Zulieferer muss der Ausschreiber ‚händisch‘ vergleichen. Das kann Wochen dauern. Danach wird mit den interessantesten Tenderern in einer höheren Detaillierungs-Stufe dieselbe Prozedur noch mindestens ein Mal in Gang gesetzt. Einen Großanbieter z. B. in der Zementindustrie kostet die erste Angebotsphase schon rund 100.000 US-Dollar, die zweite Stufe kann das Zehnfache an Zeit, Manpower und Geld verschlingen.
Gravierende Einsparung durch zentrale Datenhaltung
Aucotecs Lösung schafft enorme Einsparungen: Das ausschreibende Unternehmen generiert per Knopfdruck aus dem Flowsheet in EB ein Tender-Projekt, das die Zulieferer in ihre EB-Datenbank einlesen können, um dort das Datenmodell mit ihren Angaben zu füllen. Datenblätter und PFD sind miteinander verlinkt. Am Ende des Ausschreibungs-Prozesses vergleicht EBs ‚Tendering Manager‘ jedes einzelne Attribut der eingetragenen Objektdaten. In wenigen Minuten zeigt er die Unterschiede, die sonst in wochenlanger Arbeit gesichtet, sortiert und bewertet wurden – ohne Format- und Werkzeugübergänge, ohne Papier und Excel-Listen.
Aber auch die Lieferanten profitieren deutlich: Ein Pilotkunde, der EB und seine Tendering-Unterstützung nutzte, erreichte auf Anhieb 20% Zeitersparnis. Ein Klick im Datenblatt reicht, um im PFD die genaue Platzierung zu finden. Andersherum führt der Weg ebenso schnell vom Symbol im Plan zum Blatt. Zudem müssen die Materialeigenschaften der zu verarbeitenden Stoffe, wie Feuchtigkeit, Gewicht u. Ä. nicht mehr wie sonst in jedem Datenblatt eingetragen werden. Dank EBs durchgängiger Arbeitsweise genügt einmaliges Eingeben, egal an welcher Stelle; die Informationen erscheinen automatisch in jeder verknüpften Darstellung. Auch der Tenderer muss also nur noch ein Projekt verwalten und keine Spezifikationen mehr mühselig in verschiedene Systeme einbringen.
